Будут ли адресаты, участвующие в переписке с ОО, переведены из внешних во внутренние адресаты?
Кто именно эти адресаты?
Во внутренних адресатах могут быть только ОМСУ и муниципальные учреждения города.
Возможно ли распечатывать списки из базы данных входящая и исходящая корреспонденция (для журнала)
Да. Для этого необходимо воспользоваться подсистемой «Поиск». Заполнить критерии поиска и нажать «Поиск», далее отметить все найденные документы и нажать кнопку «Печать». Система сформирует файл Microsoft Word со списком найденных документов.
Например, для поиска документов, поступивших в учреждение по внутреннему документообороту (от внутренних корреспондентов) необходимо войти в подраздел «РК внутренних документов» раздела «Поиск» и указать в графе «Кому (вн. адр.)» руководителя учреждения, указать прочие критерии поиска (например, дату рег. РК) и нажать «Поиск». Полученный результат вывести на печать.
Есть ли возможность в данной системе отправлять отработанные документы в архив? Если документы уже исполнены и неактуальны, проставлена отметка об ознакомлении, какова система их хранения ? Можно ли их удалять?
При правильно организованной работе в СЭД «Дело» раздел «Документы на исполнении» должен быть пуст.
Правильная организация работы в СЭД «Дело» подразумевает под собой:
- отписание в работу (наложение резолюций) поступивших документов;
- проставление отметки об исполнении документов (в данном случае они уходят из раздела «Документы на исполнении»);
Тоже самое касается остальных разделов (например, документы, поставленные на контроль необходимо снимать с контроля и т.д. и т.п.)
Все документы, которые ранее были исполнены можно найти через подсистему «Поиск».
Как добавить получателя в список (для его быстрого ввода) в разделы: +добавить адресата-организацию, +добавить адресата-гражданина
Для создания пользовательских списков необходимо на главной странице нажать шестерёнку, далее «Списки».
В открывшемся окне выбрать тип списка, и нажать «Добавить список».
Во вновь открывшемся окне добавить элементы списка и нажать сохранить.
Можно ли в системе электронного документооборота «Дело» регистрировать обращения и заявления граждан (к примеру родителей)?
Можно.
Для этого необходимо написать письмо на МКУ «УМТО» (Колган О.Е.) с просьбой завести группу документов для регистрации обращений граждан.
Невозможно снять с контроля письмо, даже если написан ответ, прикреплен файл к письму
Письма с контроля снимает тот, кто его установил (контроль). Необходимо обратиться к делопроизводителю, который поставил документ/резолюцию на контроль для снятия с контроля.
Обязательна ли связка документов по всем письмам одной темы?
Указание связей с другими документами не является обязательным. Связки необходимы для удобства использования СЭД, прозрачности документооборота (если зайти в РК, можно проследить переписку касательно какого либо вопроса).
По общему поиску документов не получается найти нужный номер письма ранних кварталов, лет
Рекомендуем пользоваться подсистемой «Поиск». Если документ не находится, а вы точно знаете, что он есть, то скорее всего вам необходимо почистить кэш и куки вашего браузера. Находясь в интернет-браузере наберите команду Ctrl +Shift +Delete (либо через настройки браузера), и выполните очистку кэша и куков за все время, перезапустите браузер и попробуйте снова найти нужный вам документ. Если данная мера не поможет необходимо обратится по номеру телефона 27-20-40.
После регистрации исх. документа нужно ли делать функцию «переслать» с указанием адресата?
Нет, в этом нет необходимости.
Но если вы добавили/изменили адресата после сохранения РК, то выполнение данной функции обязательно.